Para estandarizar un proceso de manera segura, es importante fijar una estructura clara que permita documentar, comunicar y ejecutar de forma uniforme cada una de las actividades que lo componen. La estandarización es un pilar fundamental en sistemas de producción ya que se ha demostrado que sin un estándar no puede haber mejora continua, esto ayuda a las empresas a aumentar su eficiencia, eficacia y competitividad, debido a que garantiza que todas las personas que son parte del proceso trabajen de  una mejor manera .

 Para lograr una estandarización adecuada, se necesitan de por lo menos seis elementos clave que deben ser concurrentes en cada documento estándar de trabajo. El primero es la actividad, que define detalladamente cada uno de los pasos a seguir para completar un proceso específico; debe ser clara, precisa y secuencial, permitiendo que cualquier persona pueda entender qué hacer sin ambigüedades. El segundo elemento es la ayuda visual, que consiste en imágenes, diagramas o símbolos que refuerzan el entendimiento de las instrucciones; estas ayudas son fundamentales para facilitar el aprendizaje, especialmente para nuevos empleados o personas con poca experiencia en el proceso. El tercer componente es el estándar, que establece los criterios específicos que deben cumplirse para considerar que una actividad fue realizada correctamente; por ejemplo, temperaturas, tiempos, posiciones o cantidades. El cuarto elemento es la lista de herramientas, que indica los equipos, materiales o instrumentos que se necesitan para llevar a cabo la tarea; esto evita retrasos por falta de preparación o errores por uso inadecuado de recursos. El quinto componente es el responsable, es decir, la persona encargada de ejecutar la actividad; asignar claramente las responsabilidades mejora el control y la rendición de cuentas. El sexto elemento es la frecuencia, que especifica cada cuánto tiempo debe realizarse una actividad, ya sea diaria, semanal, mensual o según demanda del proceso. Un séptimo elemento adicional es el tiempo estimado para ejecutar cada paso, lo cual permite medir el rendimiento, detectar cuellos de botella y establecer metas de mejora continua. Estos elementos ayudan a uniformar el trabajo, capacitar al personal de manera más rápida y efectiva, eliminar desperdicios y asegurar una producción fluida.