¿Qué es un diagrama de flujo y para qué es útil?
Un diagrama de flujo también conocido como diagrama de actividades o de procesos, es una forma de representar gráficamente las secuencias de un proceso con pasos lógicos representados a través de símbolos, cuya estructura permite comprender los procesos de un todo.
Dicha estructura del diagrama debe ser ordenada, clara y con información concisa, que permita interpretar los pasos de un proceso de forma fácil y sencilla.
¿Para qué es útil el diagrama de flujo?, estos diagramas tienen utilidad en distintas áreas de aplicación donde se requiera organización previa y evaluar distintos planteamientos en las actividades de un proceso, pues este diagrama es muy fácil y versátil de usar, como por ejemplo en los procesos industriales.
Reglas necesarias en el diagrama de flujo
Sin embargo, para que un diagrama de flujo quede bien hecho, es necesario cumplir con ciertas reglas o pautas necesarias para la representación simbólica del proceso, estas reglas son:
- Cada símbolo del proceso debe ir de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la derecha para explicar la cronología de los hechos.
- Las líneas o flechas a utilizar deben ser rectas, ya sean horizontales o verticales indicando la secuencia de los hechos, con dirección a la actividad o al hecho siguiente.
- Todas las simbólicas deben estar conectadas con líneas o flechas, ya que las flechas son las que le dan sentido a la orientación cronológica de las actividades representadas en cada uno de los símbolos.
- En los símbolos de decisión puede llegarle varias líneas, sin embargo, solo tendrá dos opciones de decisión “si o no, verdadero o falso”, esto permite que el proceso de interpretación gráfica de las interrogantes sea más fácil.
Símbolos de un diagrama de flujo
En un diagrama de flujo, usar la simbología correcta es esencial para que el proceso que se quiere representar cumpla su propósito de utilidad y cualquiera pueda interpretarlo, para ello es necesario que se identifique de forma correcta la función o el propósito de cada símbolo dentro del diagrama.
Las simbologías a implementar son las siguientes:
Estas simbologías usadas en un diagrama de flujo por lo general son las más usadas o comunes, pero algunos procesos pueden incluir otros símbolos de acuerdo al proceso que se quiere representar.
1. Ejemplo de diagrama de flujo (panadería)
El diagrama de flujo como bien se explica anteriormente este es muy útil para representar un proceso en cualquier ámbito de aplicación, en las organizaciones permite representar gráficamente los procesos productivos.
En este caso particular se plantea un ejemplo de cómo elaborar un diagrama de flujo de una empresa productora de pan.
Primeramente, antes de empezar a representar en el flujo el proceso de elaboración del pan debemos tener en cuenta las siguientes pautas.
- Definir las actividades que involucra el proceso, en este caso nos enfocaremos en las actividades de tres etapas o departamentos de una empresa productora de pan.
El diagrama puede ser muy detallado o solo representar las actividades fundamentales, todo va a depender de la utilidad que se le quiera dar y de la complejidad del proceso.
- Elegir los símbolos acordes a cada actividad para representar el proceso, para ello puedes usar una hoja de papel y hacer un bosquejo de las actividades e ir dibujando el símbolo acorde a cada una de ellas.
- Hacer las conexiones del proceso, para ello usa líneas o flechas que permitan representar la continuidad de cada actividad en orden cronológico.
- Revisar el bosquejo y trascríbelo a una hoja o en el computador, revisar detalladamente el diagrama del proceso al tener el bosquejo hecho, así se podrá corregir cualquier detalle que impida representar correctamente el proceso.
En este ejemplo o caso particular se representan tres departamentos de una empresa productora de pan, podemos observar tres diagramas de flujo, uno por cada departamento, en el cual se emplea una circunferencia para enlazar tres etapas que en conjunto forman un proceso completo.
Si el diagrama de flujo no cabe en una hoja, el diagrama puede ser terminado en otra hoja mediante el uso de símbolos que representan la continuidad, sin perder el orden de la continuidad de cada actividad.
Sin embargo, es recomendable que los diagramas se realicen de ser posible en una sola hoja o en la menor cantidad de hojas posibles, ya que muestras más extensos más se dificulta su comprensión.
2. Ejemplo del diagrama de flujo (financiamiento)
En este segundo ejemplo podemos visualizar un diagrama de flujo horizontal, pues este tipo de diagramas ofrece la flexibilidad de poder representar el proceso de forma vertical u horizontal.
En los diagramas verticales la lectura o vista del proceso se realiza de arriba hacia abajo en orden cronológico tal como se pudo observar en el ejemplo anterior.
En los diagramas horizontales la cronología de los procesos se refleja de derecha a izquierda, como en este ejemplo, en el cual se refleja un diagrama horizontal de la toma de decisiones para la adquisición de financiamiento de un determinado proyecto empresarial.
No obstante, un mismo diagrama de flujo puede incluir procesos cronológicos verticales y horizontales para detallar partes del proceso, lo importante es que las secuencias de los procesos sean lógicos y fáciles de interpretar.
Como se pudo observar en el ejemplo un diagrama de flujo, puede usarse para reflejar procesos de diferentes índoles, no necesariamente procesos tangibles o palpables a simple vista.
Pues este puede usarse para cualquier proceso, desde la toma decisiones, sistemas de información, procesos productivos, entre otros.
Para ello, solo se requiere establecer un principio y un fin del orden secuencial del proceso que se quiere representar en el diagrama de flujo.
3. Ejemplo de diagrama de flujo (diario vivir)
Los diagramas de flujo incluso pueden usarse para representar procesos de la vida diaria, como en el siguiente ejemplo usado para representar el proceso de retirar dinero de un cajero automático, en este diagrama de flujo se puede observar que se integra dentro del diagrama, secuencias horizontales y verticales.
A pesar de que para representar el proceso del retiro de dinero de un cajero automático se usó una representación gráfica horizontal y vertical para explicar el orden de los hechos, se puede observar que este sigue siendo fácil de interpretar.
Para la elaboración de los diagramas no se necesitan muchos recursos, una vez definido el proceso que se quiere representar se puede hacer a lápiz en una hoja de papel o a través de recursos digitales.
Si quieres usar recursos digitales y ya conoces que simbología implementar puedes usar herramientas sin conexión a internet como las que ofrece Microsoft office, como PowerPoint o incluso Word, solo tienes que insertar las formas que necesitas.
No obstante, también se puede implementar páginas web que ofrecen herramientas gratuitas para crear diagramas de flujo a la medida de lo que necesitas como Lucidchart, creately, diagrams.net, entre muchas otras opciones.
Independientemente de las herramientas implementadas para elaborar el diagrama de flujo lo más importante es tener las actividades del proceso claras y definidas antes de empezar para que el diagrama cumpla la funcionalidad de servir como herramienta representativa del proceso.
Fuente consultada: https://www.webyempresas.com/ejemplos-de-diagrama-de-flujo/